Pierwsze pytanie, które zadaje sobie kierownik zakupów, to pytanie o to, jak skutecznie zarządzać swoim działem? Aby móc realizować swoje zadania w najbardziej wydajny sposób, kierownik musi zdawać sobie sprawę z kluczowej roli zakupów w strategii firmy. To pomoże mu zmotywować się do działania w ramach swojego stanowiska. Skuteczność zależny od kilku czynników, o których koniecznie musi pamiętać.
Pierwszym aspektem, który zdecydowanie wpływa na efektywność pracy zespołu, są osoby, które zostały zatrudnione jako kupcy. Kierownik zakupów, który wybiera swoich podwładnych, powinien być wspierany przez doświadczoną osobę z działu zarządzania zasobami ludzkimi, a wymagania stawiane kandydatom powinny być naprawdę wysokie. Zatrudnieni pracownicy powinni niekiedy mieć wiedzę z zakresu zarządzania projektami oraz być bardzo kreatywni.
Drugim aspektem, który jest niezbędnym elementem pracy jako kierownik zakupów, jest mierzenie efektywności działań zespołu. Jest to możliwe tylko wtedy, kiedy mamy wypracowane odpowiednie narzędzia oraz procesy pozwalające porównywać efekty działu w różnych okresach. Ważne jest to, aby mierniki były różnorodne. Dwa z nich to absolutna konieczność w każdym przedsiębiorstwie. Ważnym aspektem jest także wdrożenie systemu, który pozwoli na bieżąco oceniać dostawców, a tym samym wyeliminować tych mniej rzetelnych.