Już dawno nauczyłem się, że gwarantem prawidłowego funkcjonowania nawet największego biura czy działu są trzy podstawowe rzeczy, o które troszczę się jak o największy skarb.
Po pierwsze, wśród pracowników wszystkich szczebli organizacji musi panować płynny i rzetelny przepływ informacji. Pracownik niedoinformowany to pracownik niezadowolony, a co za tym idzie wykonujący swoje obowiązki nie tak jak powinien. To oczywiste, że jeśli ktoś czegoś nie wie, to nie będzie umiał tego zrobić. Jako kierownik ds. zakupów Ruda Śląska dbam o to, by każdy mój podwładny dokładnie wiedział co i jak ma robić.
Po drugie, każdy pracownik, bez względu na to kim jest, jaką funkcję wykonuję i jaką jest osobą musi być bezwzględnie szanowany przez innych. Nie pozwalam, by do mojego działu wkradły się jakieś niesnaski lub negatywne nastroje. Jeśli ktoś ma jakiś problem i chce porozmawiać to zawsze jest u mnie mile widziany, nawet jeśli zajmuję najniższą pozycję z możliwych. Podobnej tolerancji wymagam od swoich podwładnych.
Trzecim aspektem prawidłowego funkcjonowania działu (choć nie najmniej ważnym) jest odpowiednie katalogowanie dokumentów. Każdy pracownik ma przy swym biurku małą szafkę na dokumenty, w której mieści się kilka segregatorów. Każdy dokument musi zostać umieszczony w odpowiednim miejscu, by w razie potrzeby uniknąć konieczności tracenia czasu na szukanie danych.